Datenschutzerklärung
Folio Nord · Zuletzt aktualisiert: 14. April 2025 · Rosenbergstrasse 87, 9000 St. Gallen, Schweiz
1. Einleitung und Geltungsbereich
Folio Nord (nachfolgend «wir», «uns» oder «Folio Nord») betreibt eine Softwareplattform für interne Compliance-Dokumentation mit Sitz an der Rosenbergstrasse 87, 9000 St. Gallen, Schweiz. Der Schutz personenbezogener Daten ist uns ein ernsthaftes Anliegen. Diese Datenschutzerklärung beschreibt, welche Daten wir erheben, wie wir sie verwenden und welche Rechte Ihnen zustehen.
Diese Erklärung gilt für die Nutzung unserer Website unter follionor.biz sowie für Anfragen, die uns über das Kontaktformular, per E-Mail oder telefonisch erreichen. Sie gilt nicht für Inhalte, die Nutzende in ihren eigenen Folio Nord Workspaces ablegen – diese fallen unter den jeweiligen Lizenzvertrag.
Folio Nord verarbeitet personenbezogene Daten in Übereinstimmung mit dem revidierten Bundesgesetz über den Datenschutz (revDSG) der Schweiz sowie, soweit anwendbar, der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union.
2. Erhobene Daten und Rechtsgrundlagen
2.1 Kontaktformular und direkte Anfragen
Wenn Sie unser Kontaktformular ausfüllen oder uns direkt kontaktieren, erheben wir folgende Angaben:
- Vor- und Nachname (erforderlich)
- E-Mail-Adresse (erforderlich)
- Telefonnummer (optional)
- Inhalt Ihrer Mitteilung (optional)
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Art. 31 revDSG) bzw. Vertragsanbahnung. Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten und gegebenenfalls ein Lizenzgespräch zu führen.
Aufbewahrungsdauer: Kontaktanfragen werden 24 Monate nach Abschluss der Kommunikation gelöscht, sofern kein Vertragsverhältnis entstanden ist.
2.2 Technische Daten (Server-Logs)
Beim Besuch unserer Website werden automatisch technische Daten erhoben:
- IP-Adresse (anonymisiert nach 7 Tagen)
- Datum und Uhrzeit des Zugriffs
- Aufgerufene Seite / URL
- Browsertyp und Betriebssystem
- HTTP-Statuscode
Rechtsgrundlage: Berechtigtes Interesse (Betriebssicherheit, Fehlerdiagnose). Rohdaten werden nach 30 Tagen gelöscht.
2.3 Analytics
Wir können anonymisierte Nutzungsdaten erheben, um die Benutzerfreundlichkeit unserer Website zu verbessern. Diese Daten enthalten keine direkt identifizierbaren Informationen. Weitere Details finden Sie im Abschnitt Cookies.
3. Verwendung und Weitergabe von Daten
3.1 Interne Verwendung
Wir verwenden Ihre Daten ausschliesslich für folgende Zwecke:
- Beantwortung von Anfragen und Bereitstellung der Plattform
- Abwicklung von Lizenzverträgen und Rechnungsstellung
- Technischer Support im Zusammenhang mit Ihrem Workspace
- Verbesserung unserer Dienstleistungen (auf Basis anonymisierter Daten)
- Einhaltung gesetzlicher Pflichten
3.2 Weitergabe an Dritte
Folio Nord gibt personenbezogene Daten nicht an Dritte zu Marketingzwecken weiter. Eine Weitergabe erfolgt ausschliesslich in folgenden Fällen:
- An Auftragsverarbeiter, die uns beim Betrieb der Plattform unterstützen (z. B. Hosting-Anbieter mit Serverstandort Schweiz), jeweils auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags
- Wenn eine gesetzliche Verpflichtung zur Offenlegung besteht
- Zum Schutz der Rechte, des Eigentums oder der Sicherheit von Folio Nord oder Dritten
3.3 Marketingkommunikation
Wir versenden keine unaufgeforderten Werbenachrichten. Falls Sie im Rahmen einer Anfrage einer gelegentlichen Kontaktaufnahme zugestimmt haben, können Sie dieser jederzeit widersprechen unter [email protected].
4. Technische und organisatorische Schutzmassnahmen
Der Schutz Ihrer Daten wird durch eine Kombination technischer und organisatorischer Massnahmen sichergestellt:
- Übertragungsverschlüsselung via TLS 1.2+ für alle Verbindungen zur Website und Plattform
- Serverstandort ausschliesslich in der Schweiz; kein Datentransfer in Drittstaaten ohne angemessenes Schutzniveau
- Zugriffsrechte nach dem Prinzip der minimalen Berechtigung; regelmässige Überprüfung
- Protokollierung von Zugriffen auf Produktionssysteme
- Verfahren zur Benachrichtigung bei Datenpannen gemäss Art. 24 revDSG
- Regelmässige interne Überprüfungen der Sicherheitsmassnahmen
Trotz dieser Massnahmen kann keine absolute Sicherheit bei der Datenübertragung im Internet gewährleistet werden. Wir empfehlen, sensible Informationen nicht unverschlüsselt per E-Mail zu versenden.
6. Ihre Rechte als betroffene Person
Gemäss revDSG (sowie DSGVO, soweit anwendbar) stehen Ihnen folgende Rechte zu:
- Auskunftsrecht (Art. 25 revDSG): Sie können jederzeit Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten verlangen.
- Berichtigung: Unrichtige Angaben werden auf Anfrage korrigiert.
- Löschung: Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
- Datenübertragbarkeit: Auf Anfrage erhalten Sie Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format.
- Widerspruch: Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
- Einwilligung widerrufen: Einwilligungen können jederzeit für die Zukunft widerrufen werden.
- Beschwerde: Sie haben das Recht, eine Beschwerde beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB) einzureichen.
Richten Sie Anfragen zu Ihren Rechten schriftlich an: [email protected]. Wir antworten innerhalb von 30 Tagen.
7. Externe Links und Dienste Dritter
Unsere Website kann Links zu externen Websites enthalten. Für den Datenschutz auf diesen Seiten sind die jeweiligen Anbieter verantwortlich. Folio Nord hat keinen Einfluss auf die Datenschutzpraktiken Dritter und übernimmt keine Verantwortung dafür.
Eingebettete Dienste wie Google Maps (auf der Kontaktseite) übermitteln beim Laden technische Daten an die jeweiligen Anbieter. Wir setzen diese nur ein, wo es für die Funktionalität notwendig ist, und informieren Sie entsprechend.
8. Kinder und Minderjährige
Die Dienste von Folio Nord richten sich ausschliesslich an Organisationen und deren erwachsene Mitarbeitende. Personen unter 18 Jahren sind nicht zur Nutzung unserer Plattform oder zur Übermittlung personenbezogener Daten berechtigt. Sollten wir feststellen, dass uns Daten einer minderjährigen Person übermittelt wurden, werden diese unverzüglich gelöscht.
9. Änderungen dieser Erklärung
Folio Nord behält sich vor, diese Datenschutzerklärung bei Bedarf anzupassen – etwa bei Änderungen der gesetzlichen Rahmenbedingungen oder der angebotenen Dienste. Die jeweils aktuelle Version ist auf unserer Website abrufbar. Das Datum der letzten Aktualisierung ist am Anfang dieser Seite ausgewiesen.
Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre bestehenden Rechte berühren, informieren wir Sie über die bei uns hinterlegte E-Mail-Adresse, sofern ein Vertragsverhältnis besteht.
10. Kontakt für Datenschutzfragen
Verantwortliche Stelle im Sinne des revDSG:
Zuständige Aufsichtsbehörde: Eidgenössischer Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragter (EDÖB), Feldeggweg 1, 3003 Bern, Schweiz – www.edoeb.admin.ch